L’automatisation de la gestion des temps et présences est une pratique de plus en plus courante qui assure un meilleur suivi de la performance des employés et du respect des horaires établis.

Une bonne gestion des temps et des présences, permet de contrôler les coûts en main-d’œuvre. Les salaires étant souvent la dépense la plus importante pour une entreprise, en diminuer les coûts comporte toujours un certain avantage.

De plus, un module de gestion des temps et présence couplé à un logiciel de planification d’horaires donne une vision globale du travail effectué par les employés. En effet, il est possible de s’assurer en tout temps que les employés effectuent la bonne tâche, qu’il n’y a pas de surplus ou un manque de personnel pour un poste.

Les avantages sont donc nombreux et se résument comme suit :

- Optimisation de la performance
- Respect des horaires établis
- Meilleur suivi du travail effectué
- Automatisation des taches
- Réduction du temps passé au calcul des heures

Un peu d’auto promotion en ce vendredi après-midi. Ce n’est pas coutume dans ce blogue mais je trouvais que pour une fois ça en valait la peine.

En effet. le 7 mars dernier, paraissait dans le journal le Quotidien le 36e cahier économique, Amélie Binette y signe un article sur Horasphère décrivant comment notre solution peut aider les entreprises face à la crise économique.

En voici un extrait:

«Lorsque la situation économique est difficile, plusieurs entreprises cherchent à restructurer leur fonctionnement. L’optimisation des ressources n’y fait exception. En proposant une solution informatisée simple et efficace de planification d’horaires, Horasphère, une entreprise originale de Chicoutimi [...].»

Pour la suite, il suffit de consulter la page 35 du cahier.

1) Coût de la main-d’œuvre élevé

Régulièrement les coûts élevés de main-d’œuvre proviennent du temps supplémentaire et donc d’une mauvaise planification des horaires. Avec une optimisation adéquate des horaires il est possible de diminuer au maximum les heures supplémentaires mais aussi de diminuer au maximum l’«overstaff» c’est-à-dire des périodes ou les besoins en employés sont moins grands que le nombre d’employés qui travaillent.

2) Très haut taux de roulement

En augmentant sensiblement la satisfaction des employés il est possible de diminuer le taux de roulement de ceux-ci. En effet en gérant les non-disponibilités, les demandes de vacances et les compétences il est plus facile de satisfaire la majorité. De plus un logiciel respectera les contraintes en tout temps.

3) Les ressources ne sont pas également disponibles dans toutes les zones géographiques

En région par exemple, dans certains villages il est beaucoup plus difficile de trouver des employés pour combler tous les besoins. Certaines entreprises centralisent alors la planification des horaires et comblent ainsi la plupart des besoins.

4) Satisfaction de la clientèle très importante pour la loyauté

Une bonne gestion des compétences et un nombre d’employés adéquat permet d’offrir un bon service et d’avoir en tout temps quelqu’un ayant les connaissances nécessaires pour bien répondre à la clientèle sur place.

5) Avoir la bonne quantité d’employés au bon moment

Nous recommençons aujourd’hui à publier plus activement avec un comparatif. Ce sont donc 5 bonnes raison de changer vos feuilles Excel pour un logiciel de gestion de la main-d’œuvre qui vous sont présentés ci-dessous.

#1 – Les horaires automatiques

Il est impossible avec des feuilles Excel de créer automatiquement, à partir de besoins en main-d’œuvre, des horaires qui tiennent compte des disponibilités et des différents statuts particuliers des employés, tel l’ancienneté.

#2 – Nombre d’usagers

Un utilisateur par feuille de calcul, il est impossible de modifier les horaires touchant un autre département, par exemple, avec Excel.

#3 – Flexibilité

Un logiciel de planification peut trouver rapidement un remplaçant à un employé absent, tout en respectant les règles de l’organisation et en évitant le temps supplémentaire. Ce qui est impossible avec des feuilles de calcul car l’on doit rechercher et modifier manuellement les horaires.

#4 – ROI

Il est beaucoup plus facile de déterminer le retour sur l’investissement d’un logiciel de planification de la main-d’œuvre, car il automatise certaines tâches et permet de faire un suivi des budgets, tout en évitant au maximum le temps supplémentaire, ce qui diminue les coûts en salaires, chiffres facilement quantifiables.

#5 – Rapports nombreux et variés

Un bon logiciel intègre un bon nombre de rapports et de publications utile à la gestion des budgets et des horaires.

Principalement, trois éléments influencent réellement les ventes dans un commerce de détail :

• l’achalandage
• % d’acheteurs (% de l’achalandage qui effectuent un achat)
• les ventes moyennes

Tout ceci peut être exprimé sous la forme d’une équation qui peut être appliquée à tous types de commerces sans considération pour l’emplacement, la taille, les ventes etc.

% du trafic qui effectuent un achat X ventes moyennes = Ventes

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Optimiser l’utilisation des budgets de main d’œuvre permet de concilier deux aspects ayant un impact direct sur les rendements financiers d’une entreprise. Diminuer les coûts de main d’œuvre en contrôlant mieux le nombre d’employés en fonction des besoins variables d’une organisation et augmenter le volume de ventes en renforçant la qualité du service par la présence des employés lorsque la clientèle en démontre le besoin.

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