De nos jours, des affirmations comme : «Nos employés sont notre ressource la plus importante» ou «Nos employés passent en premier» sont souvent utilisées par les départements de ressources humaines. Malheureusement, ce n’est plus souvent qu’autrement pas le cas.

Pourtant plusieurs entreprises l’ont compris. Un récent sondage d’une firme de consultants en gestion des ressources humaines (Watson Wyatt Worldwide) à démontré que meilleures étaient les pratiques de gestion du personnel, meilleurs étaient les performances financières.

En effet les employés performent plus, produisent plus et surtout sont loyaux. Ce qui entraine un roulement moins important du personnel chose particulièrement importante dans le secteur de la vente au détail.

En général la satisfaction des employés passe par plusieurs facteurs tels :

- La sécurité d’emploi
- Les relations avec le supérieur immédiat
- Bénéfices
- Reconnaissance de la performance
- Formations relatives à l’emploi
- Opportunités d’utiliser ses connaissances et habiletés
- Bon environnement de travail
- Culture d’entreprise

En automatisant les processus de gestion avec par exemple un logiciel de gestion des temps et présences, il est possible de planifier les horaires en fonction des besoins de l’entreprise et en fonction des préférences des employés que ce soit au niveau des tâches que des contraintes. On peut de cette manière diminuer entre autres l’absentéisme. Il devient aussi plus facile de planifier les formations, réduire le temps supplémentaire et respecter en tout temps la convention collective.

On peut donc conclure qu’en général lorsque l’on parle de satisfaction des employés, l’optimisation des horaires peut être une solution envisagée. Mais il ne faut pas non plus négliger qu’une bonne culture d’entreprise, qui met vraiment ses employés au premier plan permet d’avoir un avantage concurentiel sur les autres entreprises oeuvrant dans le même domaine.

Les employés d’un Starbucks de Québec pensent maintenant à se syndiquer. La cause du conflit, l’imposition d’un seuil de 24 heures de travail par semaine. La majorité des employés étant des étudiants, le nombre d’heures demandé est complètement irréaliste.

Il est tout de même surprenant qu’une entreprise qui semble porter un attention toute particulière à ses employés leur impose une telle chose. En effet, en 2007 le magazine Fortune les mettait au 16^e rang de son classement «Best Company to Work For in America». Starbucks aurait depuis peu décidé de mettre en application un nouveau plan d’optimisation des horaires de leurs employés, plan qui ne semble pas faire l’unanimité depuis le début de son instauration. Voici un rapide aperçu des principaux points de leur plan :

• Les employés temps plein doivent être disponibles pour travailler 70% des heures d’ouverture de leur magasin. (Ce qui correspond à 80.5 heures par semaine pour un Starbucks ouvert 16heures par jour.)
• Le nouveau système ne garantit aucun minimum d’heures.
• Les employés temps partiels doivent être disponibles pour travailler 24 heures par semaine.

Les avantages pour les employés de ce programme sont à mon avis presque nuls. Seul l’employeur en profites avantageusement et ce de plusieurs manières :

• Des employés plus disponibles donc moins de problèmes de remplacements.
• < Diminue les heures passées par le gérant à faire de la planification d’horaires.
• Meilleur contrôles des coûts en main-d’œuvre

La solution la plus efficace à mon avis n’est pas d’imposer des restrictions à ses employés pour faciliter la planification, mais bien de faciliter la planification en instaurant un système capable d’automatiser la production des horaires tout en tenant compte des contraintes des employés, en leur assurant un nombre d’heures minimal et en augmentant la flexibilité. La prévision de la demande est une autre façon de diminuer les coûts en main d’œuvre tout en gardant des employés satisfaits.

D’ailleurs un billet sur le sujet avait été publié sur le blogue quelques mois auparavant.

La solution la plus profitable pour l’entreprise reste toujours celle ou les employés sont les plus satisfaits et ou les économies sont les plus importantes, l’optimisation des besoins en personnel par la planification en fonction de la demande reste la solution la plus efficace, tant que l’on respecte aussi les contraintes des employés. Le graphique ci-dessus le résume bien.

Je vous présente aujourd’hui, les données d’une étude portant sur l’impact de la technologie sur la gestion des ressources humaines.

Ce qu’il faut surtout retenir à mon avis de cette étude c’est que la majorité des répondants qui sont des entreprises utilisent de plus en plus la technologie pour gérer de manière intelligente leurs ressources humaines.
En effet, la technologie peut avoir un effet positif majeur sur les différents processus de l’organisation en les rendant plus rapides et transparents. En général la technologie permet de sauver des coûts que se soit en salaires, en absences et en erreurs en plus d’augmenter la rapidité du traitement des données.

Ce que l’on peut constater c’est que plusieurs secteurs, dont la planification des horaires est particulièrement oubliée par les entreprises parce que son retour sur l’investissement est difficilement mesurable contrairement à d’autres secteurs.

L’automatisation de la gestion des temps et présences est une pratique de plus en plus courante qui assure un meilleur suivi de la performance des employés et du respect des horaires établis.

Une bonne gestion des temps et des présences, permet de contrôler les coûts en main-d’œuvre. Les salaires étant souvent la dépense la plus importante pour une entreprise, en diminuer les coûts comporte toujours un certain avantage.

De plus, un module de gestion des temps et présence couplé à un logiciel de planification d’horaires donne une vision globale du travail effectué par les employés. En effet, il est possible de s’assurer en tout temps que les employés effectuent la bonne tâche, qu’il n’y a pas de surplus ou un manque de personnel pour un poste.

Les avantages sont donc nombreux et se résument comme suit :

- Optimisation de la performance
- Respect des horaires établis
- Meilleur suivi du travail effectué
- Automatisation des taches
- Réduction du temps passé au calcul des heures

Nous recommençons aujourd’hui à publier plus activement avec un comparatif. Ce sont donc 5 bonnes raison de changer vos feuilles Excel pour un logiciel de gestion de la main-d’œuvre qui vous sont présentés ci-dessous.

#1 – Les horaires automatiques

Il est impossible avec des feuilles Excel de créer automatiquement, à partir de besoins en main-d’œuvre, des horaires qui tiennent compte des disponibilités et des différents statuts particuliers des employés, tel l’ancienneté.

#2 – Nombre d’usagers

Un utilisateur par feuille de calcul, il est impossible de modifier les horaires touchant un autre département, par exemple, avec Excel.

#3 – Flexibilité

Un logiciel de planification peut trouver rapidement un remplaçant à un employé absent, tout en respectant les règles de l’organisation et en évitant le temps supplémentaire. Ce qui est impossible avec des feuilles de calcul car l’on doit rechercher et modifier manuellement les horaires.

#4 – ROI

Il est beaucoup plus facile de déterminer le retour sur l’investissement d’un logiciel de planification de la main-d’œuvre, car il automatise certaines tâches et permet de faire un suivi des budgets, tout en évitant au maximum le temps supplémentaire, ce qui diminue les coûts en salaires, chiffres facilement quantifiables.

#5 – Rapports nombreux et variés

Un bon logiciel intègre un bon nombre de rapports et de publications utile à la gestion des budgets et des horaires.

Le milieu paramédical Québécois vit présentement une pénurie de personnel qui l’oblige à trouver des solutions pour combler les horaires de travail. Le problème est tel, que dans certaines régions des véhicules ne peuvent pas prendre la route.

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