Couverture d’une courbe des besoins
La couverture d’une courbe de besoins est en fait le problème que l’on résout lorsque l’on optimise des horaires,  ce qui suit la décrit. Chaque quart de travail (shift) est caractérisé ici par son heure de début et son heure de fin, et l’objectif est de choisir le nombre d’employés à faire travailler sur chaque quart, de façon à couvrir les besoins tout en minimisant le nombre total d’heures de travail pour cette journée. Le problème est donc polynomial. De plus, les différentes contraintes de la vie courante d’une compagnie rendent le problème de plus en plus compliqué.

Exemple :

Dans cet exemple, on présentera la couverture d’une courbe des besoins. On a quatre quarts Q1, Q2, Q3 et Q4, et une table des besoins décrite ci – dessous :

Tableau 1 : Table des différentes quarts de travail

Tableau 2 : Table des besoins

Couverture d’une courbe de besoin par les Quarts de notre exemple

Dans la figure précédente, on a placé les différents quarts Q1, Q2, Q3 et Q4 sur la courbe de besoins. On essaie de couvrir la courbe de besoins tout en minimisant la partie des quarts qui se situe à l’extérieure de l’intersection des quarts et de la courbe (la partie hachurée).

Donc l’objectif consiste à minimiser l’écart entre les besoins et les quarts affectés.

Min ∆= min (∑ des besoins – ∑ des quarts placés).

À condition que ∆ ≥ 0.

Les méthodes de résolution seront évoqués dans une troisième partie.

Ce qu’il faut surtout retenir à mon avis de cette étude c’est que la majorité des répondants qui sont des entreprises utilisent de plus en plus la technologie pour gérer de manière intelligente leurs ressources humaines.
En effet, la technologie peut avoir un effet positif majeur sur les différents processus de l’organisation en les rendant plus rapides et transparents. En général la technologie permet de sauver des coûts que se soit en salaires, en absences et en erreurs en plus d’augmenter la rapidité du traitement des données.

Ce que l’on peut constater c’est que plusieurs secteurs, dont la planification des horaires est particulièrement oubliée par les entreprises parce que son retour sur l’investissement est difficilement mesurable contrairement à d’autres secteurs.

Pour commencer, quelques informations sur l’entreprise : C’est une entreprise pancanadienne présente dans 10 provinces. L’ensemble comprend 150 magasins corporatifs et 450 franchisés.

Les objectifs

Les objectifs visés par l’organisation étaient d’optimiser le service à la clientèle dans leurs magasins tout en contrôlant les dépenses en main-d’œuvre. Ils voulaient aussi augmenter la rentabilité des différents points de vente.

Les solutions

Optimisation du service à la clientèle :

- Identification des compétences et du nombre d’employés requis
- Assigner les employés en tenant compte des intérêts et compétences

Contrôle des dépenses :

- Module de remplacement
- Développement d’un module de prévision de la demande
- Préparation des horaires de travail en tenant compte des diverses contraintes et disponibilités

Augmentation de la rentabilité :

- Implantation de la solution web permettant à chaque point de vente de faire la gestion quotidienne.

Ces solutions permettent à l’entreprise de rencontrer ses objectifs de rentabilité et de service client.

Les bénéfices

- Retour sur l’investissement rapide
- Horaires optimisés par le moteur
- Rapports de gestion sur les objectifs financiers

Une bonne gestion des temps et des présences, permet de contrôler les coûts en main-d’œuvre. Les salaires étant souvent la dépense la plus importante pour une entreprise, en diminuer les coûts comporte toujours un certain avantage.

De plus, un module de gestion des temps et présence couplé à un logiciel de planification d’horaires donne une vision globale du travail effectué par les employés. En effet, il est possible de s’assurer en tout temps que les employés effectuent la bonne tâche, qu’il n’y a pas de surplus ou un manque de personnel pour un poste.

Les avantages sont donc nombreux et se résument comme suit :

- Optimisation de la performance
- Respect des horaires établis
- Meilleur suivi du travail effectué
- Automatisation des taches
- Réduction du temps passé au calcul des heures

2) Une entreprise de vente au détail par catalogue à diminué son nombre de travailleurs à temps plein à 30% de sa main-d’œuvre totale et grâce l’optimisation de ses horaires comble entièrement ses besoins en personnel, tout en optimisant ses horaires en fonction de la demande.

3) Une chaine hôtelière a réduit le temps passé à faire des horaires de 5 heures à 1.5 heures et le temps gagné permet au gestionnaire de s’occuper d’avantage du service à la clientèle.

La planification et la gestion optimale des ressources humaines jouent un rôle important dans la productivité et la compétitivité des entreprises. Les fonds alloués à la rémunération représentent une partie importante des dépenses. Donc, Une gestion efficace du personnel est un facteur économique primordial.

Objectifs de la planification

La planification d’horaires de travail vise, pour un horizon de planification d’un jour à quelques mois, à dimensionner une force de travail et à optimiser l’utilisation de cette ressource, de façon a couvrir un besoin exprimé par une charge de travail prévisionnelle, tout en respectant un ensemble de contraintes précises. Elle aboutit à des programmes définissant les horaires de travail et de repos de la force de travail, en trouvant le meilleur compromis entre les préférences des différents acteurs .

Obtenir un planning de bonne qualité

La majeure difficulté d’un problème de création d’un planning n’est pas de créer une solution, mais d’obtenir un planning de bonne qualité. Comment peut-on définir un planning de bonne qualité, alors qu’au sein d’une entreprise, chacun à son propre point de vue? Le planificateur souhaite que le planning soit assez flexible en ce qui concerne la main d’œuvre, pour pouvoir traiter les possibles imprévus.

Pour le chef d’entreprise, le planning doit permettre le dimensionnement de la force de travail au plus juste et sa répartition de manière à obtenir le meilleur service au meilleur coût. Pour l’inspection du travail, le planning doit respecter dans les moindres détails la législation du travail et les conventions collectives. Le salarié recherche la satisfaction sociale de son travail, par rapport à ses disponibilités, ou par rapport à l’équité de traitement.

La création des plannings qui prennent en compte toutes ces contraintes, parfois contradictoires, implique à la fois une bonne connaissance du cadre de travail, mais aussi l’utilisation des techniques d’optimisation combinatoire.

Ce manque de main-d’œuvre entraine de nombreuses autres problématiques. Les nombreux quarts de travail (faction, jour, soir, nuit), sont difficiles à combler, les employés ont des disponibilités variables et complexes, de plus l’absentéisme augmente et il est de plus en plus difficile de remplacer les employés en vacances.

C’est pour atténuer les impacts de cette pénurie sur les services au citoyen et aider les gestionnaires à trouver plus facilement des remplaçants que l’équipe d’Horasphère à proposé une solution logicielle à la CSAQ.

La solution préconisée est une liste de rappel interentreprises. Elle permet le partage d’employés entre les différentes entreprises d’une même région, de cette manière celles aux prises avec les plus gros problèmes peuvent agrandir leur banque d’employés disponibles. Elle permet donc en quelques clics de trouver des remplacements pour un quart de travail, en recherchant dans une liste des employés disponibles, travaillant dans d’autres entreprises.

Bien sur, les disponibilités sont prises en compte et un calcul d’heures est effectué afin d’éviter le temps supplémentaire.

Cette solution permet de diminuer les coûts reliés au temps supplémentaire tout en permettant aux paramédics qui travaillent à temps partiels pour une entreprise d’être disponible pour combler des quarts ailleurs. C’est donc une redistribution des ressources, qui est effectuée, selon les besoins spécifiques des entreprises.

Problématique

Déterminer quels employés affecter à chaque quart de travail, selon les besoins.

Objectifs

-    Minimiser les coûts
-    Maximiser la satisfaction des employés
-    Combler les besoins des affectations
-    Respecter les règles d’attribution : ancienneté, compétences, quarts de travail
-    Respecter les contraintes des employés : vacances, congés, nombre d’heures de travail et disponibilités.

Avantages

Dans certain cas, il est impossible de créer des horaires manuellement en respectant tous ces critères. Lorsque l’on veut minimiser les différences entre les besoins de l’organisation  et les disponibilités des employés et attribuer de manière rapide et efficace les ressources, l’utilisation d’un moteur d’optimisation des horaires devient nécessaire.

En effet il est possible de résoudre rapidement, entre 1 et 5 secondes, pour des succursales d’environ 25 employés, des problèmes complexes.

Fonctionnement