Le premier article de cette série décrivait la problématique de la planification d’horaires. Il a été publié il y a quelques mois de cela sous le titre: Problème de planification d’horaire.

Couverture d’une courbe des besoins
La couverture d’une courbe de besoins est en fait le problème que l’on résout lorsque l’on optimise des horaires,  ce qui suit la décrit. Chaque quart de travail (shift) est caractérisé ici par son heure de début et son heure de fin, et l’objectif est de choisir le nombre d’employés à faire travailler sur chaque quart, de façon à couvrir les besoins tout en minimisant le nombre total d’heures de travail pour cette journée. Le problème est donc polynomial. De plus, les différentes contraintes de la vie courante d’une compagnie rendent le problème de plus en plus compliqué.

Exemple :

Dans cet exemple, on présentera la couverture d’une courbe des besoins. On a quatre quarts Q1, Q2, Q3 et Q4, et une table des besoins décrite ci – dessous :

Tableau 1 : Table des différentes quarts de travail

Tableau 2 : Table des besoins

Couverture d’une courbe de besoin par les Quarts de notre exemple

Dans la figure précédente, on a placé les différents quarts Q1, Q2, Q3 et Q4 sur la courbe de besoins. On essaie de couvrir la courbe de besoins tout en minimisant la partie des quarts qui se situe à l’extérieure de l’intersection des quarts et de la courbe (la partie hachurée).

Donc l’objectif consiste à minimiser l’écart entre les besoins et les quarts affectés.

Min ∆= min (∑ des besoins – ∑ des quarts placés).

À condition que ∆ ≥ 0.

Les méthodes de résolution seront évoqués dans une troisième partie.

Je vous présente aujourd’hui, les données d’une étude portant sur l’impact de la technologie sur la gestion des ressources humaines.

Ce qu’il faut surtout retenir à mon avis de cette étude c’est que la majorité des répondants qui sont des entreprises utilisent de plus en plus la technologie pour gérer de manière intelligente leurs ressources humaines.
En effet, la technologie peut avoir un effet positif majeur sur les différents processus de l’organisation en les rendant plus rapides et transparents. En général la technologie permet de sauver des coûts que se soit en salaires, en absences et en erreurs en plus d’augmenter la rapidité du traitement des données.

Ce que l’on peut constater c’est que plusieurs secteurs, dont la planification des horaires est particulièrement oubliée par les entreprises parce que son retour sur l’investissement est difficilement mesurable contrairement à d’autres secteurs.

Pour changer un peu de ce qui est présenté habituellement, je vais aujourd’hui vous parler des besoins et surtout des solutions développés pour une entreprise de commerce de détail.

Pour commencer, quelques informations sur l’entreprise : C’est une entreprise pancanadienne présente dans 10 provinces. L’ensemble comprend 150 magasins corporatifs et 450 franchisés.

Les objectifs

Les objectifs visés par l’organisation étaient d’optimiser le service à la clientèle dans leurs magasins tout en contrôlant les dépenses en main-d’œuvre. Ils voulaient aussi augmenter la rentabilité des différents points de vente.

Les solutions

Optimisation du service à la clientèle :

- Identification des compétences et du nombre d’employés requis
- Assigner les employés en tenant compte des intérêts et compétences

Contrôle des dépenses :

- Module de remplacement
- Développement d’un module de prévision de la demande
- Préparation des horaires de travail en tenant compte des diverses contraintes et disponibilités

Augmentation de la rentabilité :

- Implantation de la solution web permettant à chaque point de vente de faire la gestion quotidienne.

Ces solutions permettent à l’entreprise de rencontrer ses objectifs de rentabilité et de service client.

Les bénéfices

- Retour sur l’investissement rapide
- Horaires optimisés par le moteur
- Rapports de gestion sur les objectifs financiers

L’automatisation de la gestion des temps et présences est une pratique de plus en plus courante qui assure un meilleur suivi de la performance des employés et du respect des horaires établis.

Une bonne gestion des temps et des présences, permet de contrôler les coûts en main-d’œuvre. Les salaires étant souvent la dépense la plus importante pour une entreprise, en diminuer les coûts comporte toujours un certain avantage.

De plus, un module de gestion des temps et présence couplé à un logiciel de planification d’horaires donne une vision globale du travail effectué par les employés. En effet, il est possible de s’assurer en tout temps que les employés effectuent la bonne tâche, qu’il n’y a pas de surplus ou un manque de personnel pour un poste.

Les avantages sont donc nombreux et se résument comme suit :

- Optimisation de la performance
- Respect des horaires établis
- Meilleur suivi du travail effectué
- Automatisation des taches
- Réduction du temps passé au calcul des heures

1) Une entreprise œuvrant dans le domaine du nettoyage, comptant plus de 30 000 points de services a pu sauver plus d’un million de dollars en optimisant ses horaires d’employés ce qui a permis de réduire sa flotte de camions et donc de sauver sur les coûts en carburant ainsi qu’en salaires. De plus, il peut maintenant supporter la croissance sans augmenter considérablement son nombre d’employés.

2) Une entreprise de vente au détail par catalogue à diminué son nombre de travailleurs à temps plein à 30% de sa main-d’œuvre totale et grâce l’optimisation de ses horaires comble entièrement ses besoins en personnel, tout en optimisant ses horaires en fonction de la demande.

3) Une chaine hôtelière a réduit le temps passé à faire des horaires de 5 heures à 1.5 heures et le temps gagné permet au gestionnaire de s’occuper d’avantage du service à la clientèle.

Ce billet est le premier d’une série sur l’optimisation des horaires et les différentes solutions de résolution.  Il n’est qu’une introduction et une définition du problème, le prochain abordera les différentes techniques d’optimisation.

La planification et la gestion optimale des ressources humaines jouent un rôle important dans la productivité et la compétitivité des entreprises. Les fonds alloués à la rémunération représentent une partie importante des dépenses. Donc, Une gestion efficace du personnel est un facteur économique primordial.

Objectifs de la planification

La planification d’horaires de travail vise, pour un horizon de planification d’un jour à quelques mois, à dimensionner une force de travail et à optimiser l’utilisation de cette ressource, de façon a couvrir un besoin exprimé par une charge de travail prévisionnelle, tout en respectant un ensemble de contraintes précises. Elle aboutit à des programmes définissant les horaires de travail et de repos de la force de travail, en trouvant le meilleur compromis entre les préférences des différents acteurs .

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