Pourtant plusieurs entreprises l’ont compris. Un récent sondage d’une firme de consultants en gestion des ressources humaines (Watson Wyatt Worldwide) à démontré que meilleures étaient les pratiques de gestion du personnel, meilleurs étaient les performances financières.

En effet les employés performent plus, produisent plus et surtout sont loyaux. Ce qui entraine un roulement moins important du personnel chose particulièrement importante dans le secteur de la vente au détail.

En général la satisfaction des employés passe par plusieurs facteurs tels :

- La sécurité d’emploi
- Les relations avec le supérieur immédiat
- Bénéfices
- Reconnaissance de la performance
- Formations relatives à l’emploi
- Opportunités d’utiliser ses connaissances et habiletés
- Bon environnement de travail
- Culture d’entreprise

En automatisant les processus de gestion avec par exemple un logiciel de gestion des temps et présences, il est possible de planifier les horaires en fonction des besoins de l’entreprise et en fonction des préférences des employés que ce soit au niveau des tâches que des contraintes. On peut de cette manière diminuer entre autres l’absentéisme. Il devient aussi plus facile de planifier les formations, réduire le temps supplémentaire et respecter en tout temps la convention collective.

On peut donc conclure qu’en général lorsque l’on parle de satisfaction des employés, l’optimisation des horaires peut être une solution envisagée. Mais il ne faut pas non plus négliger qu’une bonne culture d’entreprise, qui met vraiment ses employés au premier plan permet d’avoir un avantage concurentiel sur les autres entreprises oeuvrant dans le même domaine.

De nos jours, les gestionnaires ont affaire à des problématiques bien différentes qu’il y a 20 ans. Voici d’ailleurs un tableau qui représente bien les différences majeures:

La diminution graduelle du nombre d’effectifs et souvent l’augmentation du nombre d’employés à temps partiels demande une bonne flexibilité dans la planification. Un nouveau plan  de gestion orienté vers 3 aspects était donc nécessaire :

- Besoins en ressources
- Gestion par compétences
- Flexibilité

Ces tendances de gestion amènent un point important, l’utilisation de la technologies pour modifier de façon positive la fonction RH. En effet une bonne utilisation des nouvelles technologies permet de :

- Sauver de l’argent
- Faciliter l’embauche
- Faciliter la rétention
- Faciliter la formation
- Faciliter la planification des horaires

Dans la partie finances nous avons les réductions de coûts et l’augmentation des revenus, ceux-ci sont facilement quantifiables pour peu que l’entreprise fasse partie des 20% ayant un plan de mesure du ROI pour ses projets.

Les bénéfices Intangibles font aussi partie du retour sur l’investissement et doivent être pris en compte dans son calcul. D’ailleurs en voici quelques uns:

- Augmentation de la productivité
- Meilleur suivi des opérations
- Satisfaction de la clientèle
- Rétention de la clientèle
- Meilleur suivi / communication dans l’entreprise
- Satisfaction des employés

Évidemment ces bénéfices ne sont pas aussi facilement quantifiables en terme de revenus mais sont tout aussi importants sinon plus. Par exemple des employés satisfaits travaillent plus longtemps pour l’entreprise donc moins de formations à donner car moins de roulement et les employés sont plus compétents donc le service à la clientèle est meilleur.

Il n’y a pas vraiment de méthode miracle pour calculer un retour sur l’investissement, pour les commerces de détail Infor propose un petit calculateur en ligne mais reste que pour n’importe quelle organisation le mieux reste toujours de fait ses propres calculs en fonction de sa réalité.

Il est tout de même surprenant qu’une entreprise qui semble porter un attention toute particulière à ses employés leur impose une telle chose. En effet, en 2007 le magazine Fortune les mettait au 16^e rang de son classement «Best Company to Work For in America». Starbucks aurait depuis peu décidé de mettre en application un nouveau plan d’optimisation des horaires de leurs employés, plan qui ne semble pas faire l’unanimité depuis le début de son instauration. Voici un rapide aperçu des principaux points de leur plan :

• Les employés temps plein doivent être disponibles pour travailler 70% des heures d’ouverture de leur magasin. (Ce qui correspond à 80.5 heures par semaine pour un Starbucks ouvert 16heures par jour.)
• Le nouveau système ne garantit aucun minimum d’heures.
• Les employés temps partiels doivent être disponibles pour travailler 24 heures par semaine.

Les avantages pour les employés de ce programme sont à mon avis presque nuls. Seul l’employeur en profites avantageusement et ce de plusieurs manières :

• Des employés plus disponibles donc moins de problèmes de remplacements.
• < Diminue les heures passées par le gérant à faire de la planification d’horaires.
• Meilleur contrôles des coûts en main-d’œuvre

La solution la plus efficace à mon avis n’est pas d’imposer des restrictions à ses employés pour faciliter la planification, mais bien de faciliter la planification en instaurant un système capable d’automatiser la production des horaires tout en tenant compte des contraintes des employés, en leur assurant un nombre d’heures minimal et en augmentant la flexibilité. La prévision de la demande est une autre façon de diminuer les coûts en main d’œuvre tout en gardant des employés satisfaits.

D’ailleurs un billet sur le sujet avait été publié sur le blogue quelques mois auparavant.

La solution la plus profitable pour l’entreprise reste toujours celle ou les employés sont les plus satisfaits et ou les économies sont les plus importantes, l’optimisation des besoins en personnel par la planification en fonction de la demande reste la solution la plus efficace, tant que l’on respecte aussi les contraintes des employés. Le graphique ci-dessus le résume bien.

Cette filiale emploie plus de 50 personnes réparties entre le siège social et ses 3
points de services.

Avant?
Lors de son entrée en poste en 2005, madame Langlais nʼavait encore jamais fait de gestion
dʼhoraires. Elle dut apprendre avec les moyens du bord… un crayon et une feuille de papier! La
Caisse Desjardins Sieur-de-Roberval ne bénéficiait même pas, à lʼépoque, dʼun système de gestion dʼhoraires informatisé.

Entre les différents statuts des employés (temps partiel, temps plein, etc.) et les multiples situations à gérer (vacances, remplacements, etc.) la gestion des horaires devenait un véritable casse-tête. Incapable d’optimiser adéquatement ses ressources disponibles, la Caisse devait
même faire appel à des agences de placement afin de combler son manque de personnel… alors que celui-ci se trouvait sur place! Madame Langlais, y voyait un immense gaspillage, de temps,
dʼargent et dʼénergie. Elle souhaitait donc y apporter une optimisation du temps, réduire le
risque dʼerreurs et les dépenses.

Pendant?
Madame Langlais et son équipe étaient complètement néophytes dans ce domaine. Ils avaient besoin dʼune équipe de spécialistes en planification et gestion dʼhoraires pouvant à la fois agir comme gestionnaires, techniciens et formateurs.

Ils devaient également compter sur une solution technologique simple et facile dʼutilisation. Rapidement, madame Langlais fut convaincue quʼHorasphère et Shift Solution représentaient
l’alternative idéale pour relever le défi.

Après?
Grâce à Shift Solution et lʼintervention dʼHorasphère, madame Langlais a réduit son temps accordé à la tâche des horaires de 3 jours à 3 heures! Pour la Caisse Desjardins Sieur-de-Roberval, cʼest un gain de temps immense et un risque dʼerreur pratiquement réduit à zéro.

Elle et son équipe ont pu amortir la valeur du logiciel en moins dʼun an, ce qui est exceptionnel.
De plus, au besoin, ils continuent dʼêtre accompagnés par lʼéquipe dʼHorasphère, et ce, même
après plusieurs mois dʼutilisation.