Je vous présente aujourd’hui, les données d’une étude portant sur l’impact de la technologie sur la gestion des ressources humaines.

Ce qu’il faut surtout retenir à mon avis de cette étude c’est que la majorité des répondants qui sont des entreprises utilisent de plus en plus la technologie pour gérer de manière intelligente leurs ressources humaines.
En effet, la technologie peut avoir un effet positif majeur sur les différents processus de l’organisation en les rendant plus rapides et transparents. En général la technologie permet de sauver des coûts que se soit en salaires, en absences et en erreurs en plus d’augmenter la rapidité du traitement des données.

Ce que l’on peut constater c’est que plusieurs secteurs, dont la planification des horaires est particulièrement oubliée par les entreprises parce que son retour sur l’investissement est difficilement mesurable contrairement à d’autres secteurs.

Plusieurs organisations disent considérer leurs employés comme leur ressource la plus importante, mais peu font en sorte de maximiser sa productivité. L’absentéisme et le temps supplémentaire sont deux exemples parmi d’autres de dépenses qui peuvent être diminués en appliquant des méthodes de gestion de la main d’œuvre plus efficaces. Un bon module de gestion des temps et présences, couplé à un logiciel de planification d’horaires permettent de diminuer les coûts tout en offrant une vue d’ensemble sur le travail effectué.

Voici donc mon top 5 des raisons d’acheter un logiciel de gestion des temps et présences :

1. Diminution des dépenses salariales

- Diminution du temps supplémentaire
- Meilleur contrôle de l’absentéisme
- Conformité aux besoins

2. Augmentation de la productivité

- Si intégré à d’autres systèmes réduit considérablement le transfert d’informations de manière manuelle.

3. Réduction des erreurs de paye

- Aucune possibilité d’erreur lors de la transmission des données transmises à la paye.

4. Augmentation de la satisfaction des employés

- Feuilles de temps automatisés
- Horaires automatiques en fonction des besoins
- Paye correspondant exactement aux heures travaillés

5. Assurer le respect des règles de travail

- Respect des règles de travail, heures d’arrivées, horaires.

1) Coût de la main-d’œuvre élevé

Régulièrement les coûts élevés de main-d’œuvre proviennent du temps supplémentaire et donc d’une mauvaise planification des horaires. Avec une optimisation adéquate des horaires il est possible de diminuer au maximum les heures supplémentaires mais aussi de diminuer au maximum l’«overstaff» c’est-à-dire des périodes ou les besoins en employés sont moins grands que le nombre d’employés qui travaillent.

2) Très haut taux de roulement

En augmentant sensiblement la satisfaction des employés il est possible de diminuer le taux de roulement de ceux-ci. En effet en gérant les non-disponibilités, les demandes de vacances et les compétences il est plus facile de satisfaire la majorité. De plus un logiciel respectera les contraintes en tout temps.

3) Les ressources ne sont pas également disponibles dans toutes les zones géographiques

En région par exemple, dans certains villages il est beaucoup plus difficile de trouver des employés pour combler tous les besoins. Certaines entreprises centralisent alors la planification des horaires et comblent ainsi la plupart des besoins.

4) Satisfaction de la clientèle très importante pour la loyauté

Une bonne gestion des compétences et un nombre d’employés adéquat permet d’offrir un bon service et d’avoir en tout temps quelqu’un ayant les connaissances nécessaires pour bien répondre à la clientèle sur place.

5) Avoir la bonne quantité d’employés au bon moment

1) Une entreprise œuvrant dans le domaine du nettoyage, comptant plus de 30 000 points de services a pu sauver plus d’un million de dollars en optimisant ses horaires d’employés ce qui a permis de réduire sa flotte de camions et donc de sauver sur les coûts en carburant ainsi qu’en salaires. De plus, il peut maintenant supporter la croissance sans augmenter considérablement son nombre d’employés.

2) Une entreprise de vente au détail par catalogue à diminué son nombre de travailleurs à temps plein à 30% de sa main-d’œuvre totale et grâce l’optimisation de ses horaires comble entièrement ses besoins en personnel, tout en optimisant ses horaires en fonction de la demande.

3) Une chaine hôtelière a réduit le temps passé à faire des horaires de 5 heures à 1.5 heures et le temps gagné permet au gestionnaire de s’occuper d’avantage du service à la clientèle.

Nous recommençons aujourd’hui à publier plus activement avec un comparatif. Ce sont donc 5 bonnes raison de changer vos feuilles Excel pour un logiciel de gestion de la main-d’œuvre qui vous sont présentés ci-dessous.

#1 – Les horaires automatiques

Il est impossible avec des feuilles Excel de créer automatiquement, à partir de besoins en main-d’œuvre, des horaires qui tiennent compte des disponibilités et des différents statuts particuliers des employés, tel l’ancienneté.

#2 – Nombre d’usagers

Un utilisateur par feuille de calcul, il est impossible de modifier les horaires touchant un autre département, par exemple, avec Excel.

#3 – Flexibilité

Un logiciel de planification peut trouver rapidement un remplaçant à un employé absent, tout en respectant les règles de l’organisation et en évitant le temps supplémentaire. Ce qui est impossible avec des feuilles de calcul car l’on doit rechercher et modifier manuellement les horaires.

#4 – ROI

Il est beaucoup plus facile de déterminer le retour sur l’investissement d’un logiciel de planification de la main-d’œuvre, car il automatise certaines tâches et permet de faire un suivi des budgets, tout en évitant au maximum le temps supplémentaire, ce qui diminue les coûts en salaires, chiffres facilement quantifiables.

#5 – Rapports nombreux et variés

Un bon logiciel intègre un bon nombre de rapports et de publications utile à la gestion des budgets et des horaires.

Prévoir la demande pour optimisé la planification des horaires est devenu un atout important dans la gestion des commerces de détail. Compte tenu de budgets en main-d’œuvre relativement restreints, il est indispensable de limiter le nombre d’employés, tout en ayant les ressources nécessaires et compétentes pour assurer un service de qualité.

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